Hilfe & Anleitung
Alles, was du zum Anlegen, Durchführen und Auswerten eines Rundlaufbeschlusses wissen musst.
Was ist ein Rundlaufbeschluss?
Ein Rundlaufbeschluss – auch Umlaufverfahren genannt – ist eine Möglichkeit, Beschlüsse zu fassen, ohne dass alle Beteiligten gleichzeitig an einer Sitzung teilnehmen müssen. Stimmberechtigte geben ihre Stimme innerhalb einer festgelegten Frist elektronisch ab.
Ob und unter welchen Bedingungen dein Gremium Beschlüsse im Umlaufverfahren fassen darf, regelt die Satzung oder Geschäftsordnung deines Vereins. Typische Vorgaben betreffen die Mindestfrist, das Quorum und die Form der Stimmabgabe.
Typische Merkmale:
- Frist häufig mindestens 14 Tage – frei einstellbar pro Beschluss
- Quorum (Mindest-Beteiligung) häufig 75 % – frei einstellbar pro Tagesordnungspunkt
- Stimmen werden in Textform abgegeben und sind nicht anonym
- Vollständiges Audit-Trail (Zeitstempel je Stimme, lückenlose Protokollierung)
Rollen im System
Das System unterscheidet drei Rollen mit klar abgegrenzten Rechten:
Hinweis: Die Begriffe „Kreisverband", „Landesverband" und „Mandant" meinen technisch dasselbe – einen abgegrenzten Bereich im System für deinen Verband.
Anmeldung mit Magic-Link
Statt eines Passworts nutzt das System sogenannte Magic-Links. Du gibst deine E-Mail-Adresse ein, bekommst einen einmalig nutzbaren Link per Mail und bist nach Klick angemeldet.
- Gültigkeit eines Links: 60 Minuten
- Jeder neue Link macht ältere Links derselben Adresse unwirksam
- Vorteil: kein Passwort-Vergessen, kein Passwort-Reuse-Risiko
- Falls die Mail nicht ankommt: Spam-Ordner prüfen, ggf. neuen Link anfordern
Als Admin: Beschluss einrichten
Als Admin deines Verbands durchläufst du typischerweise diese Schritte, bevor du ein Umlaufverfahren eröffnest:
- Beschluss anlegen – Titel, Einleitung, Kontext. Der Status startet als Entwurf.
- Tagesordnungspunkte (TOPs) hinzufügen – pro TOP: Titel, ausführliche Beschreibung und optional Anlagen (z. B. PDFs).
- Antwort-Optionen pro TOP konfigurieren – Standard ist
Ja/Nein/Enthaltung. Eigene Optionen sind möglich, z. B. für Wahlen. - Quorum festlegen – Prozentsatz der Stimmberechtigten, die teilnehmen müssen, damit das Verfahren gültig ist. Standard: 75 %, pro TOP einstellbar.
- Mehrheitsart wählen – einfache Mehrheit (> 50 %), Zweidrittelmehrheit (≥ 66,67 %) oder Dreiviertelmehrheit (≥ 75 %).
- Stimmberechtigte als Snapshot festlegen – beim Eröffnen wird die Liste der Berechtigten „eingefroren". Spätere Mitgliedsänderungen wirken nicht rückwirkend auf laufende Verfahren.
- Fristende setzen – Datum und Uhrzeit, zu dem das Verfahren automatisch endet.
- Stimm-Modus wählen – änderbar oder fest (siehe nächster Abschnitt).
- Verfahren eröffnen – Status wechselt aufLaufend. Die Einladungs-E-Mails werden automatisch versandt.
Vor dem Eröffnen kannst du alles noch ändern. Nach dem Eröffnen sind Inhalt und Stimmberechtigtenliste fixiert.
Stimm-Modus: änderbar vs. fest
Beim Anlegen eines Beschlusses entscheidest du, ob Stimmen während der Frist noch geändert werden dürfen:
Als Stimmberechtigte:r abstimmen
So gibst du deine Stimme zu einem laufenden Beschluss ab:
- Einladungs-Mail öffnen und auf den Magic-Link klicken.
- Beschluss-Übersicht ansehen: Titel, Beschreibung, Fristende und die Liste aller Tagesordnungspunkte.
- Anlagen sichten, falls vorhanden (z. B. PDFs prüfen).
- Pro Tagesordnungspunkt eine Option wählen.
- Stimme abgeben. Im Modus „fest" erscheint vorher ein Bestätigungsdialog.
- Im Modus „änderbar": Du kannst bis zum Fristende zurückkehren und deine Auswahl anpassen – nutze dafür einen neuen Magic-Link oder bleibe eingeloggt.
Du siehst jederzeit, welche TOPs du schon beantwortet hast und welche noch offen sind.
Lebenszyklus eines Beschlusses
Ein Beschluss durchläuft drei Status:
- EntwurfAdmin baut das Verfahren auf, ergänzt TOPs und Anlagen. Noch keine Stimmen möglich.
- LaufendStimmberechtigte können abstimmen. Inhalt und Stimmberechtigtenliste sind eingefroren.
- AbgeschlossenVerfahren beendet – automatisch bei Fristende oder manuell vorzeitig durch den Admin. Ergebnis ist fixiert, PDF-Protokoll abrufbar.
Abschluss & Ergebnis-Berechnung
Ein Verfahren endet entweder automatisch beim Erreichen des Fristendes oder vorzeitig manuell durch den Admin (z. B. wenn alle Stimmen bereits eingegangen sind).
So wird das Ergebnis berechnet:
- Beteiligungsquote = abgegebene Stimmen ÷ Stimmberechtigte (laut Snapshot)
- Quorum erreicht, wenn Beteiligungsquote ≥ konfigurierter Quorum-Prozentsatz
- Mehrheit – abhängig von der gewählten Mehrheitsart (einfach > 50 %, zwei Drittel ≥ 66,67 %, drei Viertel ≥ 75 %)
- Enthaltungen zählen für das Quorum, aber nicht für die Mehrheit – sie senken also die Hürde nicht
- Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn Quorum und Mehrheit erreicht sind
Nach Abschluss steht ein PDF-Protokoll zum Download bereit. Es enthält Titel, TOPs, Optionen, alle Einzelstimmen mit Zeitstempel sowie die Berechnung und das Endergebnis – versionssicher für die Vereinsablage.
Datenschutz & Aufbewahrung
- Magic-Tokens werden 30 Tage nach Ausstellung automatisch gelöscht.
- Personenbezogene Stimm-Snapshots werden 10 Jahre nach Abschluss eines Beschlusses anonymisiert (Vereins-Dokumentationspflicht).
- Audit-Logs werden nach 10 Jahren ebenfalls gelöscht.
Details findest du in der Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn ich vergesse abzustimmen?
Deine fehlende Stimme zählt nicht als Enthaltung – sie wird gar nicht gezählt. Sie senkt damit aber die Beteiligungsquote und kann verhindern, dass das Quorum erreicht wird.
Kann ich meine Stimme zurückziehen oder ändern?
Nur im Modus „änderbar" und nur bis zum Fristende. Im Modus „fest" ist die Stimme nach Abgabe unwiderruflich.
Was passiert, wenn das Quorum nicht erreicht wird?
Der Beschluss gilt als nicht angenommen, unabhängig davon, wie die abgegebenen Stimmen lauten.
Sind meine Stimmen anonym?
Nein. Stimmen sind namentlich zugeordnet – das ist im Umlaufverfahren regelmäßig vorgeschrieben und für ein revisionssicheres Protokoll nötig.
Kann ein Beschluss nachträglich geändert werden?
Inhalt und Ergebnis eines abgeschlossenen Beschlusses sind fixiert. Bei Bedarf kann ein neuer Beschluss aufgesetzt werden.
Wer sieht meine Stimme?
Admins deines Verbands sowie alle im PDF-Protokoll dokumentierten Empfänger:innen.
Was, wenn die Einladungs-Mail nicht ankommt?
Spam-Ordner prüfen. Du kannst dich jederzeit auch über die normale Login-Seite mit derselben E-Mail-Adresse einen neuen Magic-Link zusenden lassen. Ansonsten bei deinem Admin melden.
Kann ich von mehreren Geräten abstimmen?
Ja, solange du dich mit deiner E-Mail-Adresse einloggst. Es zählt immer die zuletzt abgegebene Stimme – im Modus „fest" allerdings nur die erste Abgabe.
Was ist der Unterschied zwischen Mandant, Kreisverband und Landesverband?
Technisch dasselbe: ein abgegrenzter Bereich (Mandant) im System für deinen Verband. Das System ist mandantenfähig und unterstützt beliebig viele Verbände parallel.
Welche Browser werden unterstützt?
Alle aktuellen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) – auf Desktop und Mobilgeräten.
Tipps für reibungslose Verfahren
- Stimmberechtigten-Liste vor der Eröffnung gegenchecken.
- Frist nicht zu knapp setzen – die jeweils satzungsgemäße Mindestfrist beachten.
- Anlagen als PDF bereitstellen, nicht als Word-Dokument.
- TOPs einzeln und präzise formulieren – eine Frage pro TOP.
- Vor dem Eröffnen einmal komplett durchlesen.
Kontakt & Unterstützung
Bei inhaltlichen Fragen zu einem konkreten Verfahren wende dich bitte an die Geschäftsstelle deines Verbands – in der Regel an die Person, die den Beschluss angelegt hat. Diese ist auch im Einladungs-E-Mail als Absender hinterlegt.
Für technische Fragen zum System oder zur Freischaltung neuer Verbände wende dich an den Super-Admin oder den Betreiber dieser Instanz (siehe Impressum).